Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 7 november 2026
1. Wie is verantwoordelijk
Proxcen, handelend onder de naam urenstaat, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de dienst worden verwerkt. In deze verklaring lees je welke gegevens we gebruiken, waarom en welke rechten je hebt.
2. Welke gegevens we verwerken
We verwerken account- en inloggegevens zoals je e-mailadres; inhoud van urenstaten zoals namen, opdrachten, projectgegevens, uren en opmerkingen; ondertekeningsgegevens zoals naam, e-mailadres, handtekening, datum en tijd; berichten aan onze ondersteuning; en technische gegevens zoals apparaat- en browsergegevens, IP-adres en beveiligings- en gebruiksgebeurtenissen.
3. Doeleinden en rechtsgronden
We gebruiken account- en documentgegevens om de overeenkomst uit te voeren: urenstaten maken, bewaren, exporteren, vooraf invullen en laten ondertekenen. We gebruiken technische gegevens en gebruiksgegevens voor beveiliging, fraudepreventie, het handhaven van gebruikslimieten en het verbeteren van de dienst op basis van ons gerechtvaardigd belang. We verwerken ondersteuningsberichten om je te helpen en kunnen gegevens gebruiken om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Waar de wet dat vraagt, vragen we vooraf toestemming.
4. AI en spraak
Je prompt, relevante urenstaatgegevens en eventuele spraakopname worden aan onze AI-dienstverlener doorgegeven om je verzoek uit te voeren. Spraakopnames bewaren we niet na de transcriptie. Je bepaalt zelf welke gegevens je invoert en controleert het resultaat voordat je het gebruikt.
5. Zonder account
In de openbare demo bewaren we je urenstaat niet op je account. Om misbruik te beperken tellen we het gebruik per apparaat met een onherleidbare code in plaats van je IP-adres zelf op te slaan voor dat doel. Technische loggegevens kunnen wel kort voor beveiliging worden verwerkt.
6. Met wie we gegevens delen
We delen gegevens alleen voor zover nodig met dienstverleners voor hosting, databases, AI-verwerking, beveiliging en ondersteuning; met professionele adviseurs zoals juridische of financiële adviseurs; en met autoriteiten als de wet dat vereist. Voor de verkoop van abonnementen, betalingsverwerking, abonnementsbeheer, belastingnaleving en facturatie delen we gegevens met Paddle, onze Merchant of Record. Paddle verwerkt betaalgegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden. We verkopen je persoonsgegevens nooit.
7. Doorgifte buiten de EER
Dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dat gebeurt, gebruiken we passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en waar nodig aanvullende maatregelen.
8. Bewaartermijnen
We bewaren account- en documentgegevens zolang je account actief is of zolang nodig om de dienst te leveren. Ondertekenings- en transactiegegevens kunnen langer worden bewaard als dat nodig is voor bewijs, administratie of wettelijke verplichtingen. Beveiligingslogs en back-ups worden korter bewaard. Zodra gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we ze.
9. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen. Gegeven toestemming kun je intrekken. Dien een verzoek in via de contactmogelijkheid in je account. We reageren in beginsel binnen één maand. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de toezichthouder in je eigen land.
10. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde overdracht, toegangscontrole en beperking van toegang tot persoonsgegevens. Geen enkel systeem is volledig zonder risico; beveilig daarom ook je eigen account en apparaten.
11. Cookies en lokale opslag
We gebruiken noodzakelijke en functionele cookies of vergelijkbare opslag voor inloggen, beveiliging, je themavoorkeur en het apparaatgebonden demotegoed. Via je browser kun je cookies en lokale opslag beheren of wissen; daardoor kunnen onderdelen van de dienst minder goed werken. Paddle kan tijdens de checkout eigen noodzakelijke cookies gebruiken.
12. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen als de dienst of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij een belangrijke wijziging informeren we actieve gebruikers via de dienst of per e-mail.